Slip Gaji Dengan Mail Merge Ms Word 2007

DAFTAR ISI

1.  Membuat File Data Gaji Karyawan di Ms Excel 2007

2.  Membuat Format SLIP GAJI di Ms Word 2007

LANGKAH-LANGKAH MAIL MERGE SLIP GAJI DI MS WORD 2007 :

1.  Membuat File Data di Ms Excel 2007

Buka Ms Excel 2007

Beri nama sheet yang pertama : data. Buat table sederhana seperti pada gambar dibawah (data gaji karyawan mungkin berbeda-beda dan jumlah karyawannya bisa sampai ribuan orang, tapi disini yang dibicarakan adalah membuat slip gaji dan cara print out-nya (cara nge-print-nya)).

Download file Pdf-nya disini

Untuk selanjutnya jika nanti fungsi Mail Merge di Ms Word 2007 sudah dijalankan sebaiknya cell A1 (yang terdapat tulisan: GAJI KARYAWAN PT. KARYA KRIUK) tidak dirubah-rubah lagi

Kemudian jika data-data-nya sudah lengkap,

 

pilih atau blok atau highlight dari cell A1 sampai cell P25

Lalu klik tab Page Layout lalu klik Print Area

Klik Set Print Area

lalu simpan file Ms Excel tersebut dengan nama data

 

2.  Membuat Format SLIP GAJI di Ms Word 2007

Buat file Ms Word 2007. Atur halaman supaya jadi 2 kolom yaitu

klik Page Layout lalu klik Columns

Lalu pilih Two seperti gambar diatas

Buat seperti pada gambar diatas lalu simpan dengan nama SLIP GAJI (dan jangan ditutup dulu)

3.  Mail Merge Ms Word 2007

Masih di file SLIP GAJI Ms Word 2007, untuk mencetak dengan cepat slip gaji dengan jumlah karyawannya bisa sampai ratusan orang maka kita akan mempergunakan fungsi Mail Merge

Klik tab Mailings lalu klik Start Mail Merge seperti gambar diatas

Lalu klik Step by Step Mail Merge Wizard…

Biarkan default-nya : Letters

Kemudian dibagian bawah, klik Next : Starting document

Klik Next: Select recipients

Klik Next: Write your letter

Cari file Ms Excel 2007 dengan nama data lalu klik Open

Pilih seperti gambar diatas lalu klik OK

Akan muncul jendela seperti gambar diatas, perhatikan urutan kolom-nya (F2 = Joko Supriyanto, F3 = HRD, F4 = 20 dan seterusnya)

Klik tab Mailings lalu klik Insert Merge Field

Isikan urutan diatas pada format slip gaji yang sudah kita buat sebelumnya seperti pada gambar dibawah

Agar saat di-copy dan paste No. Urut-nya tidak sama semua maka posisikan kursor di bagian paling bawah,

Klik tab Mailings kemudian klik Rules

Klik Next Record

Sehingga seperti gambar dibawah

Untuk membuat garis tepi pada slip gaji diatas, klik tab Insert lalu klik Shapes

Pilih Rectangle seperti gambar diatas

Akhirnya seperti gambar dibawah

Pilih atau blok atau highlight dari atas sampai kebawah seperti pada gambar diatas

Kemudian tekan CTRL + C (copy)

Dan paste-kan dibawah dengan menekan CTRL + V

Seperti gambar diatas

Paste-kan atau CTRL + V terus sampai berjumlah 8 slip gaji seperti gambar diatas

Selanjutnya klik tab Mailings lalu klik Preview Results

Akan terlihat seperti diatas. Jika ingin ada simbol Rupiah-nya maka caranya sebagai berikut :

Tekan ALT + F9 maka akan terlihat seperti gambar dibawah :

Tambahkan \#Rp#,##0 seperti pada gambar diatas

Untuk keluar dari tampilan diatas tekan lagi ALT + F9

Akan terlihat simbol Rupiah (Rp) seperti pada gambar diatas, jika belum terlihat maka :

Klik Preview Results satu atau dua kali

PASTIKAN No. Urut TIDAK ADA YANG SAMA

Jika ada yang sama kemungkinan  <<Next Record>> terhapus

Untuk mengganti No. Urut berikutnya, hafalkan saja intervalnya. Seperti gambar diatas jika dimulai dari 7 maka berikutnya adalah 7 + 8 = 13

Ketikkan 13, tekan Enter lalu tekan CTRL + P dan tekan Enter

Dan seterusnya untuk interval berikutnya

SELESAI